Desconfie das regras para slides

Em apresentações não há fórmulas mágicas

Renato Ruas Pinto, M.Sc.

Não dê muita bola para regras. Porém, estou falando de regras sobre slides e apresentações. Não vá sair por aí desrespeitando regulamentos e leis ou você pode arrumar problemas. Volta e meia eu vejo alguém ditando “regras” (aspas propositais) sobre apresentações do tipo “a apresentação não pode ter mais que X slides” ou “você não pode gastar mais do que Y minutos por slide”. Eu sempre digo para não dar atenção para estas regras para slides por uma razão simples: cada apresentação é única.

Se você fizer uma apresentação sobre o mesmo tema para plateias com interesses diferentes sobre o assunto, você terá duas apresentações distintas. Para um dos públicos talvez um slide seja mais importante e vá gerar mais discussão que os demais, o que já faz com que qualquer regra não seja aplicável igualmente às duas apresentações. O grande problema é que se estabelecem alguns tipos de regras para situações específicas e pode-se achar que aquela regra vai valer sempre, o que não é verdade.

Um exemplo: a regra 10-20-30

Para exemplificar o que estou dizendo, em uma palestra minha recentemente, alguém perguntou se a regra 10-20-30 se aplicaria a qualquer tipo de apresentação. Para quem não conhece a regra, ela foi criada pelo investidor Guy Kawasaki como sugestão sobre como apresentar sua startup para potenciais investidores (o famoso pitch). A regra (que para mim nasceu como uma recomendação), diz que a apresentação deve:

• ter no máximo 10 slides;
• não passar de 20 minutos; e
• usar fontes no tamanho mínimo de 30 para ser bem legível.

Kawasaki conhecia bem o público destas apresentações, até porque ele mesmo era investidor. Assim, por experiência própria, sabia que este formato de tempo e número de slides, seria o suficiente para os investidores entenderem o modelo de negócio e decidirem se o investimento valia a pena. De fato, o formato era tão conveniente que se tornou praticamente um padrão para pitch para investidores. O grande problema foi quando alguém ouviu falar a respeito e saiu por aí espalhando que esta regra seria o “santo graal” das apresentações e uma verdade absoluta, o que não é o caso.

E então? A regra vale?

Repare que esta regra foi proposta para um caso muito específico: o pitch para investidores. Em outras situações, você não pode determinar, a priori, o número de slides ou de tempo porque as restrições e o conteúdo serão diferentes. Por exemplo, um treinamento sobre um determinado assunto precisará obrigatoriamente cumprir um programa mínimo e o tamanho do deck de slides e o tempo serão determinados por este conteúdo. É possível que os 20 slides não sejam suficientes nem para a introdução. Ou então em uma reunião de uma equipe de projeto, pode ser que um determinado slide seja tão crítico que consuma todo o tempo da agenda em discussões. E a dica vale para outros tipos de slides: regras para slides de TCC (trabalho de conclusão de curso ou monografia), defesa de mestrado ou doutorado e outras. Cada caso requer uma abordagem diferente. Já imaginou se houvesse uma regra para slides da ABNT? Ainda bem que não há, o que deixa espaço para nossa criatividade.

Dito isto, volto ao título do artigo e recomendo: desconfie de regras sobre slides ou apresentações. Cabe a quem cria o material ter o bom senso e fazer o julgamento para determinar o que se aplica a cada apresentação. Em primeiro lugar, precisamos sempre observar a restrição de tempo. Na maioria dos casos o tempo máximo nos é passado. Em um evento ou uma reunião com um cliente, não temos controle da agenda. Estourar o tempo, além de ser falta de respeito com os presentes, pode arruinar a apresentação já que a plateia pode simplesmente se levantar e ir embora antes do final. Segundo, determine qual é o conteúdo que vai se ajustar ao tempo disponível e faça com que o material seja relevante.

No fim, o que importa é a plateia.

Finalmente, entenda quem é sua plateia e preocupe-se em montar um material que se conecte com ela. A propósito, no meu webinar gratuito “Planejando a apresentação”, eu discuto os caminhos para entregar a sua mensagem para a plateia e mostro como se planejar com cuidado para a apresentação. Saiba mais sobre este webinar e outros no link: bit.ly/minha-apresentacao.

Resumindo, uma vez que cada apresentação é única, é muito difícil determinar regras que funcionarão em qualquer caso. Sempre que alguém ditar alguma regra, questione a aplicação dela na situação em que você está trabalhando. Eu aposto que não fará sentido naquele momento ou, na melhor das hipóteses, você irá tirar proveito apenas de algum ponto válido. Então, não aceite regras simplesmente porque alguém “leu em um artigo” ou “ouviu de um especialista”. Elas até podem ser úteis em casos específicos, mas você precisa sempre fazer este julgamento.