A apresentação nasce antes do slide

Planejar a apresentação é essencial

Renato Ruas Pinto, M.Sc.

Uma situação muito comum no trabalho, seja no ambiente corporativo ou acadêmico, é você receber uma demanda para preparar uma apresentação importante e complexa para uma reunião ou evento e ela precisa ficar pronta em poucas horas ou, no máximo, para o dia seguinte. A falta de tempo e a pressão do trabalho são uma constante para todos os profissionais e isto só tem piorado nos nossos “tempos modernos” (acho que nem o Charles Chaplin poderia imaginar).

Na hora do aperto, correndo para estar pronto para a reunião, a nossa tendência é juntar às pressas as informações ou pegar uma apresentação que foi feita para um assunto parecido. Ou atualizar um material existente do assunto que será tratado. Aí começamos a editar os slides e preencher algumas informações que precisam constar e nos viramos como dá com o tempo disponível.

Esse não é um caminho legal e pode ser até perigoso. Você não pode ir simplesmente jogando informação nos slides sem um mínimo de planejamento. Seria mais ou menos como você entrar no seu carro e sair dirigindo para depois resolver qual será o seu destino e qual seria o melhor caminho. Sem um planejamento inicial, você até chega no seu destino, mas é possível se atrapalhar ou mesmo gastar muito mais tempo por não pegar a melhor rota naquele horário.

No caso de uma apresentação, antes de abrir o PowerPoint (ou outro aplicativo de sua preferência), o que você precisa ter bem claro na sua cabeça é:

1. Quem é a sua plateia;
2. Qual mensagem eles precisam ouvir; e
3. Como que você vai comunicar essa mensagem.

Você pode até me dizer que a apresentação é sobre um projeto que você está conduzindo e que já tem todos os slides prontos e atualizados com a visibilidade completa. Porém, ainda assim, é importante se fazer as três perguntas acima.

Quem é a plateia: você irá apresentar o seu projeto para diretores, para um cliente ou para membros da equipe? Cada um desses públicos tem interesses diferentes no projeto e precisam de determinadas informações, o que nos leva à segunda pergunta.

Qual é a mensagem: seguindo no exemplo, os diretores estão preocupados com as entregas principais e custos agregados, enquanto a equipe tem necessidades mais urgentes como discutir as atividades em andamento ou a contratação de novas pessoas. Passar por todos os tópicos para ambas as audiências tornará a apresentação ineficiente por trazer informação que não é relevante para um grupo ou outro e desperdiçar tempo.

Como apresentar: uma vez que se definiu que mensagem será passada, aí sim você pode pensar na forma. Se vai ser necessário usar gráficos, tabelas, textos, vídeos ou outros recursos. Somente neste ponto começamos a pensar no slide propriamente dito.

Em outras palavras, se mudou a plateia a apresentação também deveria mudar, ainda que o tema geral seja o mesmo. Além disso, veja que as três perguntas te ajudam a criar um roteiro para a sua apresentação mais objetivo e feito para aquela situação específica. Se você não tem um roteiro, qualquer caminho serve, mas não reclame ao final se não alcançou o destino (ou resultado) esperado.

Para trabalhar o roteiro (sequência de slides, recursos a serem utilizados e outros) você tem vários caminhos. Nas minhas apresentações costumo usar uma planilha Excel, para listar os tópicos na sequência e ver se o conjunto geral faz sentido. Também já usei post-its onde ia listando os tópicos e colocando-os na sequência usando uma mesa ou parede. Assim fica fácil para rearranjar os tópicos para a sequência fazer sentido ou para identificar lacunas de slides que eu não havia previsto e que precisavam estar presentes.

Neste ponto você pode ter se lembrado do começo do texto e um dos principais problemas: o tempo escasso para preparar o material. E a pergunta óbvia é: “se já estou sem tempo para fazer o material, parar para fazer um roteiro não vai atrasar mais ainda?”. A minha experiência me diz que, na verdade, você irá economizar tempo no processo inteiro. Gasta-se um tempo planejando, mas, na hora de criar os slides, você será bem mais objetivo e efetivo.

Quando você pula o planejamento e vai direto para o “fazejamento”, isto é, jogar informação nos slides, o que provavelmente irá acontecer será perceber tardiamente furos na sua abordagem ou dados que estão faltando. No caso de informação faltando, possivelmente não haverá mais tempo hábil para levantar o que falta, especialmente quando se depende de terceiros que deveriam ter sido acionados no começo do processo por conta do tempo que levariam para te retornar. O resultado será bastante retrabalho e atrasos para acertar todos estes problemas.

Conclusão

Resumindo, planejar antes sempre economiza tempo lá na frente e deixa o processo como um todo mais assertivo já que a mensagem estará previamente definida. Saber a mensagem de antemão também te ajudará a fazer melhores escolhas tanto em relação aos recursos disponíveis (imagens, gráficos, textos, etc) quanto em relação a forma como ela será destacada no slide.

É bastante clichê falar sobre a história de amolar o machado antes de cortar a lenha, mas é exatamente o que se ganha planejando sua apresentação fazendo-se três perguntas básicas: quem é plateia, qual é a mensagem que eles precisam ouvir e como entregar esta mensagem.