Apresentação de Resultados: como transformar dados em mensagem

Como apresentar dados de forma eficiente

Renato Ruas Pinto, M.Sc.

Quando se fala em apresentações, sempre achei que uma das maiores encrencas na hora de se fazer um slide é apresentar dados. Normalmente isto acontece não por negligencia ou falta de domínio, por parte do apresentador, do assunto que está sendo tratado, mas porque as pessoas se esquecem de algumas das etapas necessárias para se mostrar dados corretamente. O resultado que se vê com muita frequência são slides confusos e sem uma mensagem clara. Stephen Few, autor que é referência em apresentação de dados, é bem claro:

Ao contrário do dito popular, os números não falam por si.

Stephen Few

E para fazer com que os números comuniquem a mensagem, as seguintes etapas precisam ser observadas:

Pesquisa: quem vai apresentar precisa ir atrás das melhores fontes e buscar um conjunto de dados completo, correto e atualizado. Ainda que só uma parte seja apresentada, para se conseguir entender e dar contexto é necessário se ter uma visão mais abrangente do horizonte de informações.

Análise: com os números em mãos, o apresentador precisa dar sentido a eles e transformar informação em mensagem. Em uma determinada situação, o que é mais importante apresentar? Números absolutos ou variações percentuais? Valores atuais ou a evolução ao longo do tempo? O apresentador precisa ter esta sensibilidade e fazer as devidas análises para que a mensagem faça sentido para a plateia. Não deixe para o público o trabalho de análise e, sim, mostre os números já devidamente calculados. Se a plateia tiver que fazer as contas na hora, vai acabar deixando o apresentador falando sozinho.

Contexto: escolha a melhor forma de apresentar seus dados. Cada tipo de gráfico tem uma aplicação específica e a escolha do tipo correto é essencial. Se você vai mostrar evolução no tempo, porcentagens ou a relação entre duas variáveis, é preciso usar a melhor ferramenta para que a mensagem fique clara. E, para mostrar dados, nem sempre precisa de um gráfico. Em alguns casos uma tabela pode ser mais útil e até mesmo só o número final, mostrado na tela em letras garrafais, pode comunicar melhor a conclusão do que um gráfico elaborado e colorido.

Formatação: você teve trabalho para coletar, analisar e colocar em gráficos seus números. Não vá vacilar no final e apresentar um gráfico ilegível, com cores com contraste inadequado ou legendas confusas que deixam a plateia perdida. Algumas pessoas podem argumentar que apenas o conteúdo é o suficiente para sustentar uma análise, mas em uma apresentação a forma tem um peso grande. Naturalmente, um gráfico bem formatado não vai salvar uma análise pobre ou baseada em dados incompletos. Uma má formatação, porém, pode comprometer o entendimento da mensagem e prejudicar a credibilidade do apresentador.

Simplifique!

Ao final, é importante se lembrar de uma regra importante na apresentação, especialmente quando lidamos com dados: simplificar. E por simplificar eu me refiro a tirar do gráfico tudo aquilo que não é informação. Muitas vezes dá para passar muito bem sem elementos secundários como eixos, fundos coloridos ou linhas de grade. Não dá para ficar sem? Então coloque cores bem leves e linhas com pouca espessura para que a atenção se concentre nos dados.

Legendas também costumam atrapalhar. Se você for apresentar poucos dados, coloque os nomes das categorias próximos às linhas para ajudar a interpretação da informação. Finalmente, dê ênfase nos pontos principais que precisam ser destacados para a audiência.

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